PAYT Italia seleziona una risorsa da inserire nel proprio organico in qualità di Responsabile ODV Organo di vigilanza. La risorsa verrà coinvolta nelle attività dell’associazione, prendendo parte alle discussioni e scelte decretate nel corso degli incontri tra i membri del Direttivo e delle assemblee degli associati PAYT, facendosi garante del codice etico dell’associazione definito dall’ Art. 4 dello Statuto – Obiettivi e valori comuni del 28 Aprile 2014.
In particolare, secondo quanto previsto dall’art.2.6 del Codice Etico del 24/04/15, PAYT ITALIA ha istituito la funzione di “Organismo di Vigilanza e Controllo” ex D. Lgs 231/01 con, tra gli altri, i compiti di:
• comunicare le modalità operative della propria funzione (recapito, posta elettronica, etc.);
• fissare criteri e procedure intesi a ridurre il rischio di violazione del Codice;
• promuovere l’emanazione di linee guida e di procedure operative partecipando alla loro definizione;
• predisporre programmi di comunicazione e di formazione dei Soggetti Associati finalizzati alla migliore conoscenza degli obiettivi del Codice;
• promuovere e verificare la conoscenza del Codice, all’interno e all’esterno dell’associazione, e la sua attuazione;
• esaminare le notizie di possibili violazioni del Codice, promuovendo le verifiche più opportune;
• sviluppo ed attuazione di un programma di verifiche periodiche delle procedure e degli atti gestionali dell’Associazione; tale programma dovrà essere trasmesso preventivamente al Consiglio Direttivo;
• comunicare al Consiglio Direttivo i risultati delle verifiche rilevanti per l’avvio di eventuali procedimenti disciplinari;
• informare l’Assemblea in merito all’attuazione del programma di verifiche periodiche ed ai suoi risultati, per l’assunzione delle misure opportune;
• proporre, d’intesa con l’Assemblea, le iniziative utili per la maggiore diffusione e l’aggiornamento del Codice.
Inoltre, il Codice Etico PAYT ITALIA all’art.10.1 “Organismo di Vigilanza: funzione” precisa che l’Organismo di Vigilanza dell’Associazione PAYT ITALIA è istituito ai sensi dell’art. 6, comma 1, Iett. b del D.L.vo 231/2001 e ha i seguenti compiti:
• favorire la diffusione e la conoscenza del Codice;
• curare l’applicazione e l’aggiornamento del Codice;
• prevenire e reprimere, con la collaborazione dei destinatari, le eventuali violazioni del Codice.
L’Organismo di Vigilanza rileva e segnala i trasgressori del Codice Etico agli organi deputati all’attivazione delle procedure disciplinari e relative sanzioni.
La Associazione ed il suo Organismo di Vigilanza si impegnano a garantire la riservatezza dell’identità dei segnalanti, fatti salvi gli obblighi di legge, e a tutelarli da ogni possibile forma di ritorsione od effetto pregiudizievole che possa derivare dalla segnalazione.
L’Organismo di vigilanza non prenderà in considerazione segnalazioni pervenute in forma anonima.
Le segnalazioni all’Organismo di Vigilanza possono essere effettuate direttamente, per posta o tramite mail.
Requisiti professionali del candidato
Per poter svolgere efficacemente il ruolo richiesto, un requisito indispensabile è la conoscenza delle normativa nel settore e un’esperienza professionale nel ruolo di ODV da almeno tre anni. Costituiranno titolo preferenziale la conoscenza della normativa fiscale delle associazioni e il possesso di competenze consulenziali di analisi dei sistemi di controllo. E’ necessario il possesso di una laurea specialistica in discipline giuridiche, economiche o gestionali.
Richiesta capacità di utilizzo di supporti informatici quali fogli elettronici, word processor e una buona conoscenza dell’inglese per la consultazione di documenti internazionali.
Requisiti soggettivi del candidato
Oltre alle competenze professionali descritte, sono richiesti requisiti soggettivi formali di onorabilità, integrità e rispettabilità, nonché l’assenza di cause di incompatibilità con la nomina stessa.
In particolare, ai sensi di quanto previsto dal Modello di organizzazione, gestione e controllo D.Lgs. 231/2001 di Payt Italia approvato il 24/02/2016, in caso di nomina la persona designata deve, all’atto del conferimento dell’incarico, rilasciare una dichiarazione nella quale attesta l’assenza di motivi di incompatibilità, quali:
• conflitti di interesse con l’Associazione – anche potenziali – tali da pregiudicare l’indipendenza richiesta
• funzioni di amministrazione – nei tre esercizi precedenti alla nomina quale membro dell’O.d.V. ovvero all’instaurazione del rapporto di consulenza / collaborazione con lo stesso Organismo – di imprese sottoposte a fallimento, liquidazione coatta amministrativa o altre procedure concorsuali;
• sentenza di condanna passata in giudicato ovvero sentenza di applicazione della pena su richiesta (il c.d. “patteggiamento”), in Italia o all’estero, per i delitti richiamati dal D.Lgs. 231/01 od altri delitti comunque incidenti sulla moralità professionale;
• condanna, con sentenza passata in giudicato, a una pena che importa l’interdizione, anche temporanea, dai pubblici uffici, ovvero l’interdizione temporanea dagli uffici direttivi delle persone giuridiche e delle imprese;
• essere già stato membro di O.d.V. in seno a Enti nei cui confronti siano state applicate le sanzioni previste dall’art. 9 del D.Lgs. 231/01.
Nella dichiarazione attestante l’assenza di queste cause di incompatibilità, l’O.d.V. si impegna anche a comunicare espressamente e tempestivamente eventuali variazioni rispetto quanto dichiarato.
L’Associazione si riserva di mettere in atto controlli specifici riguardo alle condizioni sopra indicate.
Specifiche dell’incarico di ODV dell’associazione PAYT ITALIA
All’O.d.V. sono affidati gli specifici compiti di cui all’art. 2.6 e 10.1 del Codice Etico. In particolare l’O.d.V. ha la funzione di vigilare:
• sull’osservanza dello Statuto, del Codice Etico e del Modello Organizzativo da parte degli Associati, degli Organi dell’Associazione, dei Dipendenti, dei Collaboratori, e dei Fornitori;
• sull’efficacia ed efficienza del Codice Etico e del Modello Organizzativo in relazione alla struttura dell’Associazione ed alla effettiva capacità di prevenire la commissione dei reati;
• sull’opportunità di aggiornamento dello Statuto, del Codice Etico e del Modello Organizzativo, laddove si riscontrino esigenze di adeguamento degli stessi in relazione a mutate condizioni operative dell’Associazione e/o normative.
A tale riguardo l’Organismo può formulare proposte al Consiglio Direttivo per l’aggiornamento dello Statuto e del Codice Etico, da sottoporre all’Assemblea, e/o del Modello.
L’O.d.V., in virtù dei principi di autonomia e indipendenza, non è soggetto ad alcun vincolo gerarchico; le attività dell’O.d.V. non possono essere sindacate da alcun altro Organo o struttura dell’Associazione, fermo restando che il Consiglio Direttivo è competente a valutare l’adeguatezza del suo intervento, in quanto ad esso si riconduce la responsabilità ultima del funzionamento (e dell’efficacia) del Modello Organizzativo.
Nello svolgimento dei compiti assegnati, l’O.d.V. ha accesso senza limitazioni alle informazioni in possesso dell’Associazione per le attività di indagine, analisi e controllo; con l’approvazione del presente Modello, gli Associati a Payt Italia consentono all’O.d.V. l’accesso senza limitazioni alle informazioni, rilevazioni, registrazioni e simili, proprie dell’Associato, con riferimento ai rapporti tra lo stesso e Payt Italia.
È fatto obbligo, in capo a qualunque Associato, organo dell’Associazione, dipendente e/o collaboratore, di fornire le informazioni in loro possesso a fronte di richieste da parte dell’O.d.V. o al verificarsi di eventi o circostanze rilevanti ai fini dello svolgimento delle attività di competenza dell’Organismo stesso.
L’O.d.V. deve garantire la riservatezza delle informazioni di cui viene in possesso, in particolare se relative a segnalazioni in ordine a possibili violazioni del Modello.
Inoltre, non debbono essere ricercate notizie riservate per fini estranei a quelli stabiliti dal Decreto.
In ogni caso, ogni informazione ricevuta verrà trattata in conformità alle norme vigenti in materia di privacy (D.Lgs 30 giugno 2003, n. 196).
L’inosservanza dai suddetti obblighi comporta la decadenza dall’incarico da adottare con delibera del Consiglio Direttivo.
L’O.d.V. ha poteri autonomi di iniziativa e controllo a fini di vigilanza sull’osservanza e sul funzionamento del Modello Organizzativo, ma non ha poteri coercitivi o di intervento modificativi della struttura dell’Associazione o sanzionatori nei confronti di Associati, Dipendenti, Collaboratori, Organi Sociali o Fornitori.
Tali poteri restano in capo ai soggetti ed organi competenti dell’Associazione.
Ai fini di perseguire gli obiettivi della società con l’adozione del presente Modello, l’OdV dà corso alle attività di seguito indicate.
Verifiche e controlli sull’operatività dell’Associazione:
– condurre ricognizioni dell’attività dell’Associazione anche ai fini della sistematica mappatura delle attività sensibili, nonché della definizione delle procedure e dei protocolli di controllo, da parte dell’OdV stesso;
– a fronte di quanto sopra, ed in relazione alle segnalazioni ricevute da Associati, dipendenti, collaboratori, terzi, oppure su propria iniziativa ed in autonomia, esaminare processi, procedure, protocolli decisionali, centri di responsabilità, e più in generale l’operatività interna, verificando con regolarità l’applicazione del modello organizzativo di gestione e controllo;
− effettuare periodicamente verifiche mirate su determinate operazioni o atti specifici posti in essere, soprattutto, nell’ambito delle attività sensibili i cui risultati vengono riassunti nel corso delle comunicazioni di reporting agli organi associativi;
− monitorare le iniziative di comunicazione e formazione per la diffusione della conoscenza e della comprensione del modello e la predisposizione della documentazione interna necessaria al fine del funzionamento del modello, contenente le istruzioni, chiarimenti o aggiornamenti;
− raccogliere, elaborare e conservare le informazioni rilevanti in ordine al rispetto del modello, nonché aggiornare la lista di informazioni che devono essere a lui trasmesse o tenute a sua disposizione;
− coordinarsi con le funzioni dell’Associazione per il miglior monitoraggio delle attività in relazione alle procedure stabilite nel modello;
− verificare le esigenze di aggiornamento del modello;
− riferire periodicamente agli organi dell’Associazione in merito allo stato di attuazione del modello.
Formazione e comunicazione:
• coordinarsi con gli organi sociali per la definizione dei programmi di divulgazione del presente Modello agli Associati ed al personale dell’Associazione;
• monitorare le iniziative per la diffusione della conoscenza e della comprensione del Modello Organizzativo e predisporre la documentazione interna necessaria.
Provvedimenti disciplinari:
• coordinarsi con gli Organi dell’Associazione per valutare l’adozione di eventuali sanzioni disciplinari, fermo restando la competenza di questi ultimi per l’irrogazione della sanzione e il relativo procedimento disciplinare, nei confronti di Associati, dipendenti, terzi; nel caso in cui comportamenti contrari al presente modello siano riconducibili al Consiglio Direttivo o a componenti di quest’ultimo, l’OdV informa direttamente tutti gli Associati.
Aggiornamenti:
• interpretare la normativa rilevante e verificare l’adeguatezza del Modello Organizzativo a tali prescrizioni normative;
• valutare le esigenze di aggiornamento del Modello, anche in relazione a cambiamenti e trasformazioni a livello della struttura e del funzionamento organizzativo.
Verifiche sull’adeguatezza del Modello:
L’O.d.V. periodicamente effettua specifiche verifiche sulla reale capacità del Modello riguardo alla prevenzione dei reati, attraverso:
• verifiche a campione dei principali atti associativi e dei contratti di maggior rilevanza in relazione ai Processi Sensibili e alla conformità degli stessi alle regole di cui al presente Modello;
• riesame di tutte le segnalazioni ricevute nel corso dell’anno, delle azioni intraprese dall’OdV, degli eventi considerati rischiosi e della consapevolezza degli Associati, Dipendenti, Collaboratori e degli Organi Sociali rispetto alla problematica della responsabilità penale dell’Associazione con verifiche a campione.
Reporting dell’O.d.V. verso il Consiglio Direttivo
L’OdV opererà su due differenti linee di report:
1. report su base periodica al Consiglio Direttivo, di norma una volta all’anno, con riguardo a:
• l’attività svolta dall’Organismo stesso;
• eventuali aspetti critici emersi sia in termini di comportamenti degli Associati ed interni all’Associazione, sia in termini di efficacia del Modello;
• l’esito delle attività di monitoraggio
2. report immediato al Consiglio Direttivo nel caso di comunicazione di:
• ogni problematica rilevante sorta nello svolgimento dell’attività;
• comportamenti non in linea con le procedure associative;
• necessità immediata di un aggiornamento del modello;
• ogni altro evento che necessiti iniziative tempestive del Consiglio Direttivo
L’O.d.V. potrà essere convocato in qualsiasi momento dal Consiglio Direttivo per riferire in merito al funzionamento del Modello e a situazione specifiche.
L’O.d.V. deve essere informato tramite apposite segnalazioni da parte dei Destinatari del Modello (Associati, Collaboratori esterni, Consulenti, Fornitori e Partner), di ogni circostanza che potrebbe generare in capo all’Associazione la responsabilità prevista dal D.Lgs. 231/01, nonché violazioni del Codice Etico e del Decalogo da parte di Associati.
Le segnalazioni riguardano in genere tutte le notizie relative alla presumibile commissione dei reati previsti dal Decreto o delle violazioni del Codice / Decalogo in relazione all’attività di PAYT ITALIA o a comportamenti non in linea con le regole di condotta adottate dall’Associazione stessa (in particolare quelle espresse nel Codice Etico).
Al fine di facilitare l’inoltro delle segnalazioni all’O.d.V. viene attivata la seguente casella di posta elettronica, le cui credenziali di accesso devono essere espressamente conosciute solo all’O.d.V.: odv@paytitalia.it
Fermo quanto sopra, devono essere obbligatoriamente ed immediatamente trasmesse all’O.d.V. le informazioni concernenti in particolare:
• i provvedimenti e/o notizie provenienti da organi di polizia giudiziaria, o da qualsiasi altra autorità, dai quali si evinca lo svolgimento di indagini, anche nei confronti di ignoti, per i reati di cui al D. Lgs. n. 231/2001;
• richieste di assistenza legale inoltrate dagli associati nei confronti dei quali la Magistratura procede per i reati previsti dalla richiamata normativa;
• le commissioni di inchiesta o relazioni interne dalle quali emergano responsabilità per le ipotesi di reato di cui al D. Lgs. n. 231/2001;
• avvio e fasi successive dei procedimenti disciplinari; eventuali sanzioni irrogate ovvero dei provvedimenti di archiviazione di tali procedimenti con le relative motivazioni;
• cambiamenti organizzativi rilevanti ed aggiornamento del sistema dei poteri e delle deleghe.
Durata e onorario dell’incarico
L’incarico avrà la durata di anni 1 (uno) dalla data di stipula del relativo affidamento e prevede l’onorario di €/anno 1.000,00 (mille/00) omnicomprensivo di tutti gli oneri previsti per legge. L’associazione si riserva la facoltà di rinnovare annualmente l’incarico agli stessi patti e condizioni.
Modalità di consegna candidatura
Le candidature devono essere trasmesse entro le ore 12:00 del 28 febbraio 2017 a mezzo pec all’indirizzo pec@pec.paytitalia.it corredate da Curriculum Vitae del candidato, del documento di riconoscimento e da una dichiarazione di accettazione, in caso di affidamento dell’incarico, delle funzioni di Organismo di Vigilanza (ODV) dell’associazione PAYT ITALIA secondo quanto previsto dal Codice Etico, dal Modello 231/2001 e dagli altri documenti vincolanti dell’associazione e dalla normativa vigente in materia, e secondo l’onorario annuo riportato nel seguente avviso.
Richiesta di informazioni e chiarimenti
Le informazioni e/o chiarimenti relativi al presente avviso possono essere chiesti al segretario dell’associazione Sig. Federico VILLANI cel.3480944076 o a mezzo mail all’indirizzo segreteria@paytitalia.it.